エクセルやワードを表現した画像






エクセルやワードファイルやメモ帳で大事な仕事をしていたのに、間違えて内容を消した状態で上書き保存をしてしまったり、全選択で別の内容を貼り付けしてしまったなど大切な文章が消えてしまった場合。

まず試して欲しいのが、「Ctrl + z」による「元に戻す」機能です。
「Ctrl」ボタンと「z」を同時に押すごとに入力が戻っていくので、数回の間違えならすぐにもどせて便利です。
もし戻しすぎてしまった場合には「Ctrl + y」でやり直しができます。

ただ、この「元に戻す」機能は無限に戻せるわけではありませんし、ファイルを上書き保存して、一度閉じてしまうと、再度開いてから「Ctrl + z」を押しても元に戻りません。
また、同じファイル名の別の内容のファイルを上書きしてしまった、というような場合もあるでしょう。

特にエクセルやワードファイルは「Ctrl + z」で戻せる回数がそんなに多くないですし、上書き保存してしまうと元に戻せない場合があります。

そんな時に試して欲しいのがファイルの「以前のバージョンへの復元」です。
これは、パソコンが初期設定でONになっている「復元ポイント」で保存しておいた昔のファイル内容へ戻すことができる機能です。
復元ポイントを使えば、パソコンの状態自体を復元ポイントを作成した時点に戻すことができますが、ファイル単位で以前の内容に戻すこともできるのです。

ただ、以前のバージョンに戻すと、そのファイルの内容は上書きされてしまうので、戻す前にそのファイルをコピーするなどして念のため保存しておきましょう。

以前のバージョンに戻すやり方は、戻したいファイルを「右クリック」し、「プロパティ」を選択します。
表示されたダイアログの「以前のバージョン」タブを開きます。
すると、パソコンがそのファイルの以前のバージョンがないか調べてくれるので少し待ちましょう。
もし見つかればその戻せるファイルの日付が表示され、その時のファイルに戻すことができます。
実際そのファイルが求めていた時点のファイルかは戻してみないとわからないので、複数ある場合は「いずれかの時点に戻して確認」を繰り返しましょう。

ちなみに以前のバージョンがない場合は「利用可能な以前のバージョンがありません」と表示されます。
以前のバージョンがない原因はそのファイルが作られてから復元ポイントが作成されていないから、ですが、ウィンドウズのパソコンでは復元ポイントの設定が最初からONになっているため、復元ポイントは自動で作成されます。

ただ、何も設定しないといつ復元ポイントを作成してくれるかわからないため、以前のバージョンに戻せるファイルと戻せないファイルが出てきます。

そこで、復元ポイントを自分で作成する方法もあります。


windowsのバージョンによって多少違いがありますが、「スタート」メニューから「コントロールパネル」を開き、「システムとセキュリティ」をクリックして「システム」をクリックします。
次に「システムの保護」をクリックすると「システムのプロパティ」ダイアログが表示されるので、「システムの保護」タブをクリックし、「作成」ボタンをクリックします。

すると、復元ポイント作成の手順が始まるので、あとは説明にそって復元ポイントを作成できます。

ただ、復元ポイントはそれなりにハードディスクの容量を必要とするので、作成しすぎには注意してください。
特定のファイルのみ重要ならそのファイルをバックアップしておいたほうがいいでしょう。

しかし、思わぬアクシデントにより失ってしまったファイルを復元できる可能性があるため、「以前のバージョンに戻す」機能はかなり助かります。
覚えておいたほうがいいでしょう。

実際パソコンに詳しくない人はこの方法を知らないので、自分も何度か間違えてファイルを上書き保存してしまって泣きつかれた時、この方法で復元してあげると助かった、と感謝されました。

ただ、その場合でも「どうやるの?やり方教えて」とは言われないもので、しっかり復元方法を覚えていると、自分の事だけでなく、他の人を助けて感謝される機会があるかもしれません。


あとは、「名前をつけて保存」の時に開くダイアログからツール、全般オプションのダイアログボックスを開き、その中にある[バックアップファイルを作成する]にチェックを入れ、[OK]をクリックすると、保存字にバックアップファイルを作成してくれるようになります。

エクセル・ワード2010では、間違えて編集してしまい、そのまま上書き保存してしまったときや、編集したのに保存しないでそのままファイルを閉じてしまったときなどに、上書き保存前のバージョンにデータを戻したり、保存せずに終了してしまったファイルを復元したりすることができる「バージョンの管理」という機能が新しく追加されました。

[ファイル]タブのメニューの中から[ヘルプ]の[オプション]をクリックします。

エクセルのオプションウィンドウが開いたら、左のメニューの中から[保存]をクリックします。

自動保存設定を有効にすると、[次の間隔で自動回復データを保存する]で指定した時間の間隔で自動回復用のデータが作成されます。時間の間隔は、任意で設定を変更してください。

この状態で、ファイルに編集を加えてから指定した時間が経過すると、[ファイル]タブのメニューの中にある[情報]の[バージョン]に作成された自動回復用データが表示されます。

戻したいバージョンのデータをクリックします。
そのバージョンのデータをエクセル上で開いて内容を確認し、問題なければ[元に戻す]をクリックします。